秘书实用手册与行政助理和秘书手册对比浅析

一、一般性介绍

自上世纪80年代秘书工作、尤其是党政机关的秘书工作研究正式开展以来，取得了不少成绩，出版了不少相关研究成果，为我国秘书与行政助理的相关从业人员提供了切实的指导，但是相对于西方发达国家，我们的秘书工作研究或相关书籍的编写仍然存在不少差距。本文选取两本主题与体式相近的秘书手册——《秘书实用手册》《行政助理与秘书手册》进行比较，具体呈现两本书的异同与优缺点，以求达到他山之石以攻已玉的效果。

国内学者编著的秘书手册类书籍数量不少，目录的设置往往介乎于秘书学教科书与秘书工作手册之间。这些相关手册中，著名秘书学领头人王千弓的《秘书实用手册》是1996年出版的，比较权威，使用范围比较广，而且它也不像2000年以后出版的同类书籍那样常为培训教材。因此，笔者选取这本书作为我国秘书手册的代表。英文原版的《行政助理与秘书手册》自1995年出版后，已连续修订了五版，最新的为2014年版。不过因条件限制，笔者只找到了该手册的2008年的英文原版第三版。此书虽离现在已有7年时间，个别内容（比如办公设备和电脑部分）与时代有点脱节，但其他方面的内容并不会脱节太多，所以可以选择用于比较。粗略地看，《秘书实用手册》和《行政助理与秘书手册》都陈述了秘书工作的方方面面，包括办公室布置、秘书写作、文档整理等等，结构较为相似，涵盖也都比较全面。

《秘书实用手册》是一本辞典与手册相结合的手册，概念解释和定义以辞典式写法编排，工作实务以手册式写法构成。全书分为十个部分，分别是秘书工作概述、参谋功能及保密职责、信息管理、文书处理和档案工作、会议管理、信访工作、办公室事务、秘书写作、国外及香港的秘书工作以及历代秘书知识等。美国的《行政助理和秘书手册》由一般事务、办公设备与电脑、商务文书、语言运用、财务活动以及职场晋升6部分构成。整体来说，这本书是以大主题为基础，小标题为着眼点，具体解析每种事务之下的各个步骤，并对各类事务的注意事项进行总结与提醒。这对于中低层秘书积累经验、提升自我、发展为高级秘书具有指导性。虽说粗看这两本手册都不错，且各有千秋，但若仔细阅读比较，却会发现我国学者编写的这本《秘书实用手册》存在不少问题。

二、《秘书实用手册》所存在的主要问题

与《行政助理与秘书手册》比较，《秘书实用手册》大致存在八方面的不足。

(一）受众对象较为单一，职业覆盖面狭窄。《秘书实用手册》明言编写目的是为各类秘书从业人员、秘书学教学与研究工作者提供帮助和指导，但手册绝大部分内容是有关党政机关秘书工作的，针对公司、企业秘书、助理的内容比较少。无疑，非党政机关秘书工作者，就难以从该手册中得到有效帮助。由于美国是一个私营市场经济高度发达的国家，所以《行政助理与秘书手册》的主要受众是企业的秘书助理，但是其内容却适用于各领域秘书助理，所以相对来说，美国这本手册比我国这本的受众对象和职业覆盖面都要广。

（二）内容设置过泛、过于庞杂。从另一个方面看，《秘书实用手册》的内容又好像太过全面，既有秘书学理论，又有工作实务指导。但秘书手册并非秘书大全、辞典或教科书，秘书具体工作中并不经常需要历史知识或调查方法。全部内容都列入到一本手册中，这就不像实用手册，而像“常用语大全”了。而再反观《行政助理与秘书手册》，只包含非常实用具体的秘书工作内容与指导，并无多少理论、历史知识之类的内容。

（三）实用性比较欠缺，理论与实际有些脱节。手册，在英文中有Handbook, Manual和Notebook的意思。根据《汉典》，手册即“汇集一般资料或专业知识的参考书，或者是专门用于记录某一方面情况的本子”。如果一本手册让使用者看了之后却发现与实际工作或实际情况联系不紧密，或者只知大致步骤却不知如何实际操作，那么手册的指导、帮助性就会大打折扣，而《秘书实用手册》恰在这方面存在不足。

该手册所示的各项基本工作步骤相对还是比较完整的，但具体陈述的却主要是概念，缺少对实际具体工作的明确指导，显得比较空泛、实用性差。譬如在这本手册中，怎样接听电话、如何处理文书等各个步骤都有注明与指导，却缺少针对具体环节时的具体做法、注意事项的提醒。又如“领导住宿安排”部分只是描述了住宿的基本要求，即交通方便、设备齐全、房间位置较好、楼层不要太高等。但是，类似“该如何安排领导的住宿？”“什么方法能够订到最划算和最有保证的房间？”“实在订不到住房该怎么应急处理？”等问题，该书都没有提及。假如一个秘书在为领导安排住宿时遇到了一些麻烦，想从该手册中得到及时有效的帮助，恐怕就会落空。而相较之下，《行政助理与秘书手册》就详细列出了在预订住宿时可能出现的各种情况。比如旅行社一般都会留有多余的房间，所以要提前联系好一家关系良好的旅行

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